Case Study: Zentraler Mahnversand für eine Autohaus-Gruppe

IDX-Portal automatisiert den Rechnungs- und Mahnversand: Belege werden zentral verarbeitet und konsolidiert versendet

Written by Alexander Grimm

Seit 2004 bei PRESORT nun verantwortlich für Produktion, Marketing und Logistik, liegt mein zentraler Fokus auf der Zufriedenheit unserer Kunden.

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Juni 23, 2026

Wie versendet man Mahnungen aus vielen Standorten zentral – und behält trotzdem pro Standort den Überblick? Am Beispiel einer Autohaus-Gruppe mit mehreren Betrieben zeigen wir, wie ein einheitlicher Mahnversand über das IDX-Portal aufgesetzt wird. Und was Sie daraus für Ihre eigene Filial- oder Standortstruktur mitnehmen können.

Verteilte Standorte zentral verbinden: mehrere Betriebe einer Gruppe über eine gemeinsame Versandplattform

Viele Standorte, ein Prozess: Der Mahnversand läuft zentral – die Auswertung bleibt pro Betrieb getrennt.

Die Herausforderung

Die Mahnungen aller Autohäuser sollten einheitlich versendet, die Kosten für Druck und Porto aber pro Standort abgerechnet werden. Die Mahndaten entstanden im ERP-System und wurden als PDF auf einem SFTP-Server bereitgestellt – und jedes Autohaus nutzte ein eigenes Layout. Der Versand sollte zentralisiert werden, sauber an die ERP-Schnittstelle angebunden, und das bei vielen Ansprechpartnern auf Kundenseite.

Unsere Lösung im IDX-Portal

Mandanten pro Standort

Ein Haupt-Mandant für die Gruppe, darunter ein Unter-Mandant je Autohaus. So sieht jeder Standort nur seine eigenen Belege – die Zugriffsrechte sind sauber getrennt.

Automatische Zuordnung

Die im SAP-System erzeugten Mahnungen werden beim Upload der PDF automatisch dem richtigen Standort zugeordnet – ohne manuelle Sortierung.

Zentrale Kontrolle

Die zentrale Buchhaltung sieht alle Standorte und kann bis zum Produktionsstart um 22:00 Uhr eingreifen. Danach läuft die Produktion automatisch.

Nach der Produktion werden die Briefe an PRESORT zur Konsolidierung übergeben und rabattiert bei der Deutschen Post eingeliefert. Gedruckt und kuvertiert wird zentral bei unserer Partnerdruckerei – der Kunde muss keine Briefe mehr selbst erzeugen. Zu jedem Dokument wird anschliessend ein Status mit Zeitstempel ins Portal gespielt, sodass jeder Nutzer sieht, wann seine Mahnung verarbeitet und versendet wurde.

IDX-Portal: Mandanten- und Rechteverwaltung für den zentralen Mahnversand mehrerer Standorte

Rechte und Mandanten je Standort: Über das IDX-Portal ist geregelt, wer welche Belege sieht und steuert.

Eine zentrale Plattform verbindet alle Standorte: Belege aller Betriebe laufen über einen gemeinsamen Versandweg

mögliche Einsparung bei digitaler Zustellung

Eine Plattform, viele Standorte: Wird der Versand von Papier auf digitale Zustellung umgestellt, sind bis zu 70 Prozent der Versandkosten möglich.

Das Ergebnis

Die Mahnungen laufen heute planmässig und kontrolliert. Der Zahlungseingang lässt sich sauber nachverfolgen, und über das Portal ist jederzeit sichtbar, wann welches Schreiben rausging – eine belastbare Grundlage für die nächsten Schritte im Forderungsmanagement. Das System ist seit mehreren Monaten stabil im Einsatz.

Das steckt für Sie drin

Das Modell lässt sich auf jede Filial- oder Standortstruktur übertragen: eine zentrale Plattform, getrennte Mandanten und Auswertung je Standort, ohne dass Sie selbst drucken, kuvertieren oder einliefern. Der nächste logische Schritt ist der Rechnungsversand – wird dieser digital zugestellt, sind bis zu 70 Prozent Einsparung bei den Versandkosten möglich. Genau darüber sprechen wir mit diesem Kunden bereits.

Haben Sie mehrere Standorte mit eigenem Versand?

Erzählen Sie uns von Ihrer Standortstruktur, und wir zeigen Ihnen, wie ein zentraler, portooptimierter Versand bei Ihnen aussehen kann – unverbindlich.

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