Das Tückische: Belegbild und verbuchter Betrag weichen voneinander ab, ohne dass jemand gewarnt wird. Solche Abweichungen sind selten – aber sie kommen vor. Und seit der jüngsten Klarstellung des Bundesfinanzministeriums ist geregelt, welcher Wert in einem solchen Fall zählt.
Warum ZUGFeRD zwei Gesichter hat
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. In einer einzigen Datei stecken zwei Ebenen: ein sichtbares PDF-Belegbild für den Menschen und ein strukturierter XML-Datensatz für die Maschine. Das PDF ist das, was Sie lesen. Der Datensatz ist das, was Ihre Buchhaltungssoftware tatsächlich einliest und verarbeitet. Im Normalfall sind beide identisch – das Problem beginnt erst, wenn sie auseinanderlaufen.
Die Falle: Belegbild und Datensatz weichen ab
Ursachen gibt es mehrere: ein fehlerhafter Export, ein nachträglich bearbeitetes PDF oder im schlimmsten Fall eine bewusste Manipulation. Ihr Auge prüft das PDF, Ihr System liest den Datensatz – und beide kommen zu einem unterschiedlichen Ergebnis. Wer nur auf den Bildschirm schaut, prüft möglicherweise die falsche Hälfte der Rechnung.
Weicht der sichtbare PDF-Betrag vom strukturierten Datensatz ab, erkennt nur eine maschinelle Prüfung die Differenz – der XML-Teil ist rechtlich führend.
Was jetzt gilt: der strukturierte Teil ist führend
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist die Frage beantwortet: Weichen Datensatz und Belegbild voneinander ab, ist der strukturierte Teil führend. Die rechtlich massgebliche Rechnung ist damit der Datensatz – nicht das, was Sie am Bildschirm sehen. Das kehrt die frühere Praxis um, nach der bei Hybridformaten das lesbare Belegbild Vorrang hatte.
Bei einem reinen Formatfehler – etwa wenn das Dokument nicht der Norm EN 16931 entspricht – liegt im steuerlichen Sinne gar keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind dann nicht erfüllt, und Sie müssen eine korrekte E-Rechnung nachfordern. Die technischen Anforderungen legt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als Herausgeber von ZUGFeRD fest.
Warum die Sichtprüfung nicht mehr reicht
Die Abweichung steckt im XML-Datensatz – und den bekommt Ihre Buchhaltung in der gewohnten Belegansicht nicht zu sehen. Eine manuelle Sichtprüfung des PDF kann eine Differenz im Datensatz prinzipbedingt nicht aufdecken. Was es braucht, ist eine maschinelle Prüfung des strukturierten Teils.
So fängt PRESORT-IDX den Fehler ab
Jede E-Rechnung, die über das Portal läuft, wird automatisch validiert – inklusive einer Schematron-Prüfung, die Abweichungen sichtbar macht, bevor sie in Ihre Buchhaltung gelangen. Die zugrunde liegende Technologie stammt von unserem Partner RICOH (Intelligent Data Exchange); die Absicherung der Prozesskette dokumentieren unsere Zertifizierungen rund um PRESORT-IDX. Wie sich das in die gesetzlichen Vorgaben einfügt, lesen Sie in unserer Übersicht zur E-Rechnungspflicht.
»Wer nur auf das PDF schaut, prüft möglicherweise die falsche Hälfte der Rechnung. Massgeblich ist der Datensatz.«
