Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen müssen alle Unternehmen schon heute – seit dem 1. Januar 2025.
- Versenden wird ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 (alle) Pflicht.
- Ein PDF per E-Mail ist juristisch keine E-Rechnung.
- Mit PRESORT-IDX gelingt der Umstieg ohne IT-Projekt.
Der Zeitplan auf einen Blick
Seit 1. Januar 2025
Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 1. Januar 2027
Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028
Versandpflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.
Bis Ende 2026 dürfen Papier- und einfache PDF-Rechnungen übergangsweise weiter versendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Die amtlichen Details fasst das Bundesfinanzministerium zusammen.
Warum eine PDF keine E-Rechnung ist
Ein weit verbreitetes Missverständnis: Eine als PDF per Mail versendete Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie gilt als „sonstige Rechnung“. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 – maschinell auslesbar und automatisch verarbeitbar. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.
PRESORT-IDX entscheidet automatisch: digital zugestellt an angeschlossene Empfänger, physisch an alle übrigen.
»Wer früh umstellt, vermeidet den Umsetzungsstau – und profitiert sofort von schnelleren, fehlerärmeren Prozessen.«
Was das konkret für Sie bedeutet
Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatpersonen. Für alle anderen gilt: Die Empfangsfähigkeit ist bereits heute Pflicht, der Versand folgt – je nach Umsatz – in den kommenden Jahren. Wer früh umstellt, vermeidet Zeitdruck und profitiert sofort von schnelleren, fehlerärmeren Rechnungsprozessen.
PRESORT-IDX: der einfache Weg zur E-Rechnung
Genau hier setzt PRESORT-IDX an – unsere Lösung für den strukturierten Dokumenten- und Rechnungsaustausch. Über das TRAFFIQX-Netzwerk mit mehr als 180.000 angebundenen Unternehmen empfangen und versenden Sie E-Rechnungen in allen gängigen Formaten – XRechnung, ZUGFeRD und Peppol – formatsicher und gesetzeskonform. Sie brauchen dafür kein grosses IT-Projekt. Mehr dazu in unserer Übersicht zum Wachstumschancengesetz sowie in unseren Zertifizierungen rund um PRESORT-IDX.
