Kommunikation digital
Schon lange wird über die elektronische Post gesprochen, doch erst seit kurzem fokuieren mehr Firmen und Behörden auf die Digitalisierung von Unternehmenskommunikation. Oftmals ist dies verbunden mit großen Projekten in der IT und den lokalen Betriebssystemen. Für Ihre Post bieten wir eine einfache und sichere Lösung.
Aktuelle Varianten
Natürlich gibt es digitale Zustellung seit geraumer Zeit. Im Bereich von Unternehmen und B2B Kommunikation haben sich einige Optionen herauskristallisiert. Hier stellen wir ein paar Optionen vor, die derzeit verfügbar sind:
Hybridpost
- Teildigitaler Prozess, elektronische Übertragung des Briefdokuments zur Druckerei.
- Ziel: Outsourcing der Brieferstellung zur Zeit- und Kostenersparnis.
- Der Empfänger erhält weiterhin einen physikalischen Brief zugestellt.
- Posteingang ist auch möglich, hierzu werden die Briefe eingescannt und die Briefdokumente digital an die jeweiligen firmeninternen Empfänger/Abteilungen weitergeleitet.
Digitale Zustellung:
- Volldigitaler Prozess, elektronischer Austausch der Briefdokumente
- Ziel: Automatisierung, mehr Sicherheit und Kontrolle, kein Papier mehr
- Erfüllt die Vorgaben der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes
- Enthaltene strukturierte Datensätze erlauben direkten Import in das jeweilige ERP-System des Empfängers z.B. bei E-Rechnungen
- CTC fähig (automatische Rechnungskopie an die Finanzbehörde zur Prüfung der Richtigkeit und des Vorsteuerabzugs)
- Austausch in beiden Richtungen zwischen Absender und Empfänger durch Plattform TRAFFIQX®
- Nachweisbare elektronische Zustellung innerhalb des Netzwerks
- Mehr Sicherheit durch Zustellung in einem zertifizierten Netzwerk
- Datenübertragung binnen weniger Minuten
Die bessere Lösung
PRESORT IDX ist der einfache und sicheren Weg zur Digitalisierung Ihrer Kommunikation. Es lässt sich mit allen gängigen ERP-Systemen koppeln und selbst wenn Sie keines haben können Sie einfach aus Ihren gewählten Programmen heraus virtuell Drucken und so den digitalen Versand starten.
Nach dem virtuellen Druck eines Dokuments übernehmen wir den restlichen Prozess automatisch. Ist der Empfänger national über das TRAFFIQX® Netzwerk (oder international z.B. über Peppol) erreichbar erfolgt eine sichere und verschlüsselte elektronische Zustellung. Die Server hierfür befinden sich in Hochsicherheitsrechenzentren in Frankfurt am Main. Ist der Empfänger nicht registriert wird automatisch ein Brief erstellt, von PRESORT abgeholt, konsolidiert und über die Deutsche Post zugestellt.
Welche Funktionen stecken noch dahinter?
Entscheidend ist, dass PRESORT IDX trotz vieler Funktionen für Sie einfach bleibt, denn vieles ist automatisiert. Im Rahmen der Implementierung werden Ihre Dokumentenvorlagen, z.B. Rechnungen, Mahnungen etc. gemeinsam überprüft, mit Druckvorlagen abgeglichen und für die digitale Zustellung vorbereitet. Das Dateiformat Ihrer Dokumente ist dann grundlegend egal, da PRESORT IDX die Formate konvertieren kann. Z.B. Sie erstellen eine PDF-Rechnung und klicken auf den virtuellen Drucker. Unser System erkennt anhand des Empfängers, dass dieser keine PDF empfangen möchte, sondern eine X-Rechnung. Ihr PDF wird also automatisch in eine X-Rechnung konvertiert und zugestellt.
Unsere Vorteile mit IDX
- Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 laut neuem Wachstumschancengesetz
- TRAFFIQX® ist das größtes deutsches Netzwerk für elektronische Dokumente
- Hochsichere Übertragung Ihrer Dokumente
- Übersichtliches, zeitsparendes IT-Projekt
- Outsourcing spart interne Kosten
- Einfach aber gleichzeitig viele Funktionen
- Immer mehr Firmen und Behörden werden digital
- „einfachE-Rechnung“ durch automatische Formatkonvertierung
- Automatischer Datenimport ins ERP-System möglich
- Controlling z.B. von Kostenstellen, Rechnungsbeträgen
- Sichere Mitarbeiter-Portallösung für Lohnabrechnungen
- Umweltschonend da weniger Briefe und kein Transport auf der Straße
- Digitale Archivierung für 10 Jahre möglich
- Automatische Übermittlung an Finanzamt sobald CTC-Pflicht greift
Die grossen „aber…“
- Wir benutzen doch schon E-Mails
- Das haben wir schon immer so gemacht
- Wir kaufen nix!
- Was ist mit unseren Arbeitsplätzen im Postbereich?
… und unsere Kommentare
- Unsicher und nicht rechtskonform
- Umstände haben sich geändert
- Nutzen Sie unser Abo-Modell
- Mitarbeiter werden nach wie vor im Unternehmen gebraucht!
Zusammenfassung
Wie Sie sehen haben wir keine guten Gründe gefunden die gegen PRESORT IDX sprechen, denn der digitale Wandel kommt und je früher man bereit dafür ist, desto besser. Machen Sie sich einfach selbst ein Bild davon, denn die Registrierung als Empfänger im TRAFFIQX® Netzwerk bieten wir Ihnen kostenfrei an.
